「会議の技法」
「会議の技法」という本が届いたので読み始めた。最近、会議の司会をさせていただく機会が増えた。この本では、会議の進行役についての話が書かれている。進行役の役割が非常に良くわかる。この本を参考にして、本音が出し合えて、議論が深まるような会議を進めていきたいと切実に思っている。
議会方法の編集委員会では、会議の進行役は委員会の委員長がつとめている。ぼくは、会議の進行役だが、率直な提案もおこなっている。
最高の責任者が提案をおこなう場合、心がけているのは、自分の考えを執拗に押し付けないことだ。基本的には、率直な提案はおこなうが、具体的に物事を決めるときには、全体の意見を尊重して、合意を形成することに力を尽くすようにしている。
自分の意見に固執して、意見を通すような運営をしていると、自由な意見が出なくなる。
3月議会で、ぼくが提案したら、わずか3分で撤回せざるを得なくなったこともあった。提案をただちに否定されるということは、みんながいっせいに提案を否定したからに他ならない。面白い経験だった。
会議で最も重要なのは、参加者が自由に意見を出し合ってくれるようになることだ。そのためには、会議で発言した人の意見が実際に通ることを積み重ねる必要がある。いつも発言が否定されると会議は面白くなくなる。
絶対にしてはならないのは、発言者に対する人格攻撃だ。意見ついて、異論を唱えることはたくさんあってもかまわない。しかし、その際に相手の人間性を否定する発言だけは認められない。そういう発言が行われたら、攻撃された人を守る必要がある。
批判は、発言に対して行われるべきであり、人間に対して行われるべきではない。
たとえば、役員で意思統一して会議に提案した場合、通常役員は、少人数で決めたことに対し責任を負って、異論に対し提案の方がいいという態度を取るか、だまって会議の推移を見守るということになる。
でも、積極的に議論に参加できないのはもったいない。最近、このことについて思っているのは、役員で検討し提案しても、決定する機関が役員の小集団より大きなものであれば、この大きな方の会議を重視し、役員もフランクに議論に参加し、ケースによっては、案に対する修正意見に積極的に賛成してもいいと思いはじめている。
もちろん、誰も発言していないときに、率先して案に反対することは想定できない。
重要なのは、案に対し知恵を出し合って議論を深め、よりよいものを生み出そうとしているときに、会議に参加して案に賛成した立場を変更してもいいということだ。
このことを保障しないと、集団で知恵を絞っている会議に役員が自由に参加できない。案を提案するまでは、案に責任を負うが、案を議論する会議では、議論の過程を大事にし、役員も大いに修正案を唱えてもいい。
会議をこのように運営すれば、案を練るときも、案を提案し議論をするときも、役員を含むすべての構成員が自由に会議に参加できる。
このルールを確立すれば、提案者が参加者の意見を聞いて、提案を修正することも容易になる。大事なのは、提案ではなく参加者の意見によって決定することを内容の濃い豊かなものにすることだ。決定をいい内容に仕上げることが目的であり、案にこだわる必要はない。
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